Tous les six ans et à l’issue de chaque élection municipale et communautaire, les communes et les établissements publics à coopération intercommunale (EPCI) ont l’obligation de réaliser un récolement de leurs archives, c’est-à-dire un état sommaire des principaux documents d’archives qu’ils détiennent : registres paroissiaux et d’état civil, registres de délibérations, registres des arrêtés du maire, cadastre, recensement de la population. Cela permet à l’édile sortant de transmettre à son successeur la responsabilité pénale de la gestion des archives de l’administration locale dont ce dernier a désormais la charge.
La campagne de récolement a été initiée en avril dernier avec l’envoi de 210 courriels aux communes, EPCI et groupements de communes de Maine-et-Loire.
Chaque structure est invitée à transmettre un procès-verbal de récolement des archives pour chaque fonds d’archives qu’elle conserve. En effet, à la suite des fusions de communes et d’intercommunalités, notamment depuis la loi NOTRe de 2015, une même structure peut détenir plusieurs fonds d’archives (anciennes communautés de communes et anciennes communes devenues communes déléguées). Au total, 475 procès-verbaux sont attendus.
À la mi-octobre, 305 ont été reçus, instruits (c’est-à dire comparés avec le procès-verbal de 2020 et le cas échéant, avec les instruments de recherche des fonds d’archives), soit un taux de réponse de 64 %. En 2020, à la même période, le taux de réponse était inférieur à 50 %.
Une nouveauté, cette année : le Service interministériel des Archives de France a mis en place une plateforme dématérialisée (« demarche.numerique.gouv.fr ») pour que les administrations locales puissent renseigner le procès-verbal de récolement directement en ligne.
Pour les structures qui n’ont pas encore retourné de procès-verbal de récolement des archives, une campagne de rappel est actuellement réalisée.
