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Comment bien conserver ses archives administratives ?

Les principaux ennemis des archives sont la lumière, l’humidité et la poussière. Il existe des recommandations de conservation qui permettront à vos documents de mieux traverser le temps. Elles concernent à la fois le conditionnement, mais aussi l’environnement matériel, climatique et sanitaire.

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    Conditionnement des documents

    La mise en boîtes archives permet d’assurer une meilleure conservation. Le choix des boîtes se fait en fonction du format des dossiers. Ils doivent être rangés de façon ni trop serrée ni trop lâche.

    Les chemises et sous-chemises de couleurs vives sont à proscrire, ainsi que les pochettes plastiques car leurs composants chimiques accélèrent l’altération du papier.

    Les éléments pouvant entraîner des dégradations seront retirés des dossiers au moment de la mise en boîte : éléments métalliques (trombones, épingles, coins lettres, agrafes, etc.), élastiques, rubans adhésifs, etc.

    Les boîtes ne doivent pas être posées au sol.

    Locaux de conservation

    Les greniers et caves ne sont pas des lieux recommandés pour la conservation des archives : ils sont souvent poussiéreux, humides, soumis à des variations importantes de température et peu accessibles. Il convient de privilégier une salle de plain pied. Celle-ci doit être fermée à clé, et son accès réservé au seul personnel. Les documents ne peuvent être emportés hors du bâtiment par quiconque, quelle que soit sa fonction. Toute entrée et sortie de documents de la salle d’archives doit être notifiée à la personne responsable des archives et/ou dans un registre des communications.

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