Il convient en premier lieu de s’assurer que les documents sont bien éliminables au regard de la réglementation existante (instructions de tri, tableaux de gestion des archives).
La demande d’élimination d’archives prend la forme d’un bordereau d’élimination (liste des documents éliminables que vous proposez de détruire). Il est rédigé par vos soins en deux exemplaires originaux, signés du responsable des archives (directeur de service, chef d’établissement). Les Archives départementales peuvent vous conseiller dans sa rédaction. Ce bordereau est ensuite adressé aux Archives départementales pour vérification et validation par le directeur.
Une fois leur élimination validée, la destruction des archives doit être effectuée de manière irréversible et confidentielle, de préférence par une société spécialisée qui doit vous fournir un certificat de destruction des documents. Cette destruction est à votre charge. Les Archives départementales peuvent vous adresser auprès de professionnels. En aucun cas, les archives publiques ne doivent être jetées en déchetterie ou au bac de recyclage.
Tous les documents que vous conservez ne sont pour autant pas soumis à la rédaction d’un bordereau d’élimination et à l’autorisation des Archives départementales. Ainsi, la documentation (revues, imprimés) peut être éliminée sans bordereau.
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