Vous manquez de place dans vos salles d’archives (ou sur vos espaces de stockage de données) et vous souhaitez confier la conservation de vos archives courantes et intermédiaires à un prestataire extérieur.
La loi vous y autorise dans les conditions suivantes :
- Vous devez faire le choix d’un site de conservation agréé par le Service interministériel des archives de France.
- Le dépôt auprès du prestataire d’externalisation fait l'objet d'un projet de contrat. Celui-ci est soumis pour avis au directeur des Archives départementales qui dispose d’un mois pour formuler ses observations. La signature du contrat définitif ne peut intervenir qu’à l’expiration de ce délai. Le directeur des Archives départementales est destinataire d’un exemplaire du contrat signé.
- Les archives déposées font l’objet d’une déclaration de dépôt d'archives courantes et intermédiaires adressée par lettre recommandée au directeur des Archives départementales. Cette déclaration comporte les informations suivantes :
- le contexte, les objectifs, le calendrier et la durée prévisionnelle de l'opération ;
- la liste et les dates extrêmes des archives déposées ;
- le volume, le métrage linéaire ou le nombre des documents déposés.
- Que doit contenir le contrat de dépôt d’externalisation d’archives publiques courantes et intermédiaires (fiche pratique) Télécharger - pdf - 288 Ko
Liens utiles vers réglementation SIAF
- Code du patrimoine : articles L 212-4 et R 212-19 à R 212-31 (relatifs au dépôt d’archives publiques courantes et intermédiaires, sur support papier ou numérique, auprès de personnes physiques ou morales agréées à cet effet).
- Code de la santé publique : articles L 1111-8, R 1111-9 à R 1111-15-1 et R 1111-16 (relatifs à l’hébergement des données de santé à caractère personnel par des personnes physiques ou morales agréées à cet effet).
- Arrêté ministériel du 4 décembre 2009 précisant les normes relatives aux prestations en archivage et gestion externalisée.
- Liste des sites agréés pour la conservation des archives publiques.