Conditionnement des documents
La mise en boîtes archives permet d’assurer une meilleure conservation. Le choix des boîtes se fait en fonction du format des dossiers. Ils doivent être rangés de façon ni trop serrée ni trop lâche.
Les chemises et sous-chemises de couleurs vives sont à proscrire, ainsi que les pochettes plastiques car leurs composants chimiques accélèrent l’altération du papier.
Les éléments pouvant entraîner des dégradations seront retirés des dossiers au moment de la mise en boîte : éléments métalliques (trombones, épingles, coins lettres, agrafes, etc.), élastiques, rubans adhésifs, etc.
Les boîtes ne doivent pas être posées au sol.
Locaux de conservation
Les greniers et caves ne sont pas des lieux recommandés pour la conservation des archives : ils sont souvent poussiéreux, humides, soumis à des variations importantes de température et peu accessibles. Il convient de privilégier une salle de plain pied. Celle-ci doit être fermée à clé, et son accès réservé au seul personnel. Les documents ne peuvent être emportés hors du bâtiment par quiconque, quelle que soit sa fonction. Toute entrée et sortie de documents de la salle d’archives doit être notifiée à la personne responsable des archives et/ou dans un registre des communications.
- Recommandations pour les locaux de conservation d’archives Télécharger - pdf - 344 Ko
Liens vers site du SIAF
- Règles de base pour la construction et l’aménagement d’un bâtiment d’archives, Direction des Archives de France, 4e révision, octobre 2019.
- Instruction DITN/RES/2008/005 en date du 15 juillet 2008 (cette instruction peut servir à l'élaboration des cahiers des charges pour les appels d'offre rayonnages).