Acte notarié : cas 3 Vous connaissez les noms des parties, leurs lieux de résidence et/ou des informations sur la situation des biens concernés par l'acte

 En l’absence d’informations sur le nom du notaire et de date approximative, vous pouvez retrouver la trace d’un acte notarié grâce aux archives du contrôle des actes (de 1693 à 1791) ou de l’enregistrement (de 1791 jusqu’à la fin du XX^e siècle).

Exemple : vous recherchez un acte d’obligation (= reconnaissance de dettes) d’une valeur de 3 000 francs établi entre Mme Éléonore Bellot et M. René Bâtardière, résidant tous les deux à Jallais, vers la fin du XIX^e siècle ou au tout début du XX^e siècle (date incertaine).

Étape 1

Identifiez le type de document à consulter.
 Selon le type d’acte et la période concernés par la recherche, plusieurs types de documents peuvent permettre de trouver trace d’un acte notarié, dans les fonds de la série C (administration provinciale et Contrôle des actes, 1693-1791), de la sous-série 3 Q (Enregistrement, 1791-1940) ou de la série W (depuis le 10 juillet 1940).

Dans cet exemple, le document recherché date de la fin du XIX^e ou du début du XX^e siècle. Pour trouver le nom du notaire et sa date précise, il convient donc de consulter en premier lieu le répertoire général, dans la sous-série 3 Q.

Étape 2

Identifiez le bureau dans lequel l’acte a été enregistré. 

En règle générale, le bureau d’enregistrement compétent pourra être déterminé à partir du lieu du domicile des parties ou, dans le cas d’une mutation immobilière, de la situation des biens concernés par l’acte. 

Ce tableau récapitulatif précise les rattachements successifs de l’ensemble des communes de Maine-et-Loire aux bureaux de l’enregistrement établis dans le département depuis 1791.

  Entre 1791 et 1959, la commune de Jallais relève du ressort du bureau d’enregistrement de Beaupréau. Il faut donc effectuer une recherche dans les archives de ce dernier.

Étape 3

Repérez la cote du document à consulter dans les instruments de recherche (voir dans la série C, la sous-série 3 Q ou la série W).

 Les références du compte au répertoire général de l’enregistrement d’une personne (en l’occurrence, au moins une des parties concernées par l’acte) figurent dans sa fiche individuelle du « fichier mobile ».

 Le compte individuel de René Bâtardière est inscrit dans le volume 25, case n° 256, du répertoire général de l’enregistrement.

Étape 4

Repérez les mentions de l’acte notarié qui vous intéresse dans la table ou le répertoire consulté.

 Il apparaît que l’acte recherché a été dressé par M^e Brossier, puis enregistré par l'administration de l'enregistrement le 22 avril 1891.

Étape 5

Consultez, dans la sous-série 5 E, l’index des noms de notaires, puis relevez la cote du fonds du notaire ayant produit l’acte.

 Un même notaire peut avoir effectué plusieurs versements (ex : Berthé, Louis Jules (1890-1905) : 5 E 92, 5 E 139). Dans ce cas, vous pouvez être amené à consulter les instruments de recherche de chaque versement pour trouver l’acte recherché.

NB : Si le nom du notaire recherché est absent de la liste, cela signifie que les Archives départementales ne conservent pas ses archives.

 Pour la période à partir de 1800, la liste des notaires établis dans le Maine-et-Loire permet de savoir si un notaire a versé ses archives aux Archives départementales ou si elles se trouvent encore dans son étude.

Étape 6

Repérez la cote de l’acte qui vous intéresse dans les instruments de recherche en ligne ou uniquement disponibles en salle de consultation des Archives départementales.

Étape 7

Demandez en salle de lecture la liasse portant la cote indiquée dans l’instrument de recherche, puis consultez la minute qui vous intéresse.