Le maire est responsable civilement et pénalement de l'intégrité et de la bonne conservation des archives de sa commune (code pénal, art. 193 et 254).
Les archives sont une dépense obligatoire de la commune (code général des collectivités territoriales, art. L 2321-1).
À chaque renouvellement de municipalité, le maire est tenu d'établir en trois exemplaires un procès-verbal de prise en charge des archives, accompagné d'un état sommaire appelé récolement (note DGPA/SIAF/2025/011 du 25 novembre 2025). Les deux documents sont cosignés par le maire sortant. Un exemplaire est remis à ce dernier, le deuxième est adressé aux Archives départementales et le troisième conservé en mairie. Cette procédure réglementaire équivaut à un transfert de responsabilité.
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